Episodio 12: Cómo gestionar una lista de espera para tus servicios
¿Te gustaría contar con una lista de espera para tus servicios de diseño gráfico? ¡A quién no! Pues, aunque ahora seas un poco escéptico, es posible para ti.
En este episodio, te desvelo cómo conseguir el sueño anhelado de cualquier freelance y cómo puedes gestionarlo para que no se te vaya de las manos.
Si eres más de leer que de escuchar…
¡Hola! Estás escuchando el Episodio 12 del podcast Happy Designer. Soy Noe, diseñadora gráfica y fundadora del estudio online de branding Lunes Design. He creado este podcast para compartir el backstage de mi estudio, cómo me organizo y qué hago para que este negocio sea sostenible y siga siendo una ilusión abrir la persiana virtual del estudio cada lunes.
Hoy vamos a hablar de lista de espera, es decir, de clientes que reservan un hueco en tu planning con antelación para que hagas su diseño.
Esto es el sueño, ¿verdad? Abrir el calendario y ver meses de planning cerrado, con proyectos chulos a la vista, y su correspondiente paga y señal ingresada en tu cuenta.
Sí, es posible hacer esto y te voy a contar cómo se consigue y cómo gestionarlo.
De cara a la organización, lo primero es diseñar tu flujo de trabajo:
Vas a hacer un listado de las tareas de tus servicios y calendarizarlas. Por ejemplo, pongamos que un cliente me ha pedido diseñar una imagen para las redes.
La primera tarea será obtener su logo, sus colores corporativos, sus tipografías… y el texto que quiere que ponga en la imagen.
La segunda tarea será diseñar la propuesta.
La tercera pulir esta propuesta.
La última exportar. Bueno, después de esto viene emitir la factura y todo esto, pero vamos a enfocarnos en la parte creativa.
Bien, sabes cuales son las tareas para llevar a cabo tu servicio, ahora tienes que calendarizarlas teniendo en cuenta:
El tiempo que tardas tú en hacer la tarea .
El tiempo que necesitas entre tareas para atender otros clientes.
y luego, otra cosa importante es tener en cuenta el tiempo necesario para que tu cliente te de el material, y su feedback después de la propuesta.
No es fácil hacer esto, y más al principio cuando no tienes tanta experiencia trabajando. Pero no hace falta que tu flujo de trabajo sea perfecto por ahora, hazlo y lo irás puliendo.
Ok. Esto lo has de hacer para cada servicio que ofrezcas.
Una vez sepas exactamente cuanto tiempo necesitas para cada uno de tus servicios, puedes preparar huecos en tu calendario para tus futuros proyectos. Si has visto que todo el proceso de crear un set de imágenes para las redes sociales de un cliente te lleva 2 horas al día durante una semana, bloqueas este tiempo y ese será el hueco numero 1.
¿Si? Seguimos.
A partir de este momento, cuando te pidan un presupuesto, podrás dar una fecha de inicio y de entrega del proyecto. Esto te hace quedar genial, te lo aseguro. Bueno, siempre y cuando cumplas con estas fechas, claro esta.
El funcionamiento es muy simple: quien paga primero, tiene el primer hueco. Si tu volumen de clientes potenciales es bajo o medio, puedes indicar las fechas del próximo hueco disponible y bloquearlo para el cliente potencial durante 8 días, por ejemplo. Si 8 días después, no ha hecho la paga y señal para reservar estas fechas, las propondrás al siguiente cliente potencial.
Si ya tienes más volumen de clientes, puedes gestionarlo de la siguiente manera.
Supongamos que hoy mando 3 presupuestos. En cada uno pondré las fechas del próximo hueco disponible, o sea las mismas fechas en los 3 presupuestos, pero dejaré claro que estas fechas están disponibles hasta que un cliente haga el pago, y que el primero que lo haga, tendrá estas fechas, mientras los siguientes, se irán al siguiente hueco.
Tener un sistema así es un beneficio muy grande para ti: vas a ir tranquilo, con la agenda cerrada con semanas, meses de antelación y tendrás la paga y señal para asegurarte de que los clientes no se van a escaquear.
Y es cuando viene el gran miedo: ¿y si no están dispuestos a esperar?
Si, a veces pasa. Pero te voy a decir una cosa, llevo 3 años con este sistema, y me ha pasado 2 veces exactamente. 2 clientes que tenían una fecha de lanzamiento prevista para su proyecto y no podían esperar a que les atienda.
Pero en el resto de los casos, sí estaban de acuerdo para esperar, porque no se trataba solo que mis clientes necesitaban un branding, es que querían que yo hiciera su branding.
Y eso es lo que tienes que conseguir para tener una lista de espera: ser un profesional diferente con un servicio único.
Aaah, pensabas que íbamos a hablar de lista de espera y ahora nos vamos a otra cosa. Es que no te quiero mentir: tener una lista de espera no llega sin esfuerzo. En mi opinión, necesitas cubrir 4 áreas.
La primera: disciplina, organización. Sabes que no creo que los creativos sean caoticos por esencia, ni que eso sea algo aceptable para un diseñador, para un artista, quizás sí, pero para un diseñador, ¡no! Es mi lado señorita Rottenmeier, lo siento.
La segunda área es la marca, el branding. Un branding completo no es un logo bonito, ¿eh? Es más que eso. Piensa en comunicar de forma muy clara lo que te diferencia de los demás profesionales. ¿No crees que eres distinto? Trabaja en tu diferencia, selecciona un nicho, una especialización, crea un método de trabajo único, inyecta tu personalidad propia, rara, en el negocio. Define esta diferencia real y comunícala de forma clara y amena.
Tercer área. Conoce tu cliente y vendele lo que necesita realmente. No le prometas la luna, solo lo mejor que puedes hacer para resolver su problema. Y cuando digo que has de venderle… pues eso, vende, haz tu oferta, haz seguimiento, funciona como un negocio.
Y la última. Sé visible. Crea contenidos de interés. Ve a eventos. Comparte, emociona, sé generoso con tu sabiduría y siempre relevante para tu audiencia.
Con todo esto, vas a darle a tu cliente las ganas de trabajar contigo y no otra persona, y verás como esperar no es ningún problema para ellos.
Al final es eso: la logística de la lista de espera no tiene tanto misterio. Has de permitirte creer en ti, creer que la gente estará dispuesta a esperar… y por otra parte, obviamente, has de dar razones a la gente para esperarte.
Espero que este episodio te haya inspirado, recuerda que en mi web lunesschool.com tengo más recursos para ayudarte a eliminar el caos de tu negocio creativo.
Un abrazo, y hasta pronto para un nuevo episodio.
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